Média Decriiipt
13.10.20
6 MIN

Pour bien comprendre les problématiques métiers de nos clients et les attentes de leurs cibles, les projets de refontes que nous menons commencent généralement par l’animation d’ateliers de cadrage, qui pourront ensuite être complétés par des ateliers de co-conception. 

Mais depuis le mois de mars, le contexte n’étant pas forcément propice à l’animation d’ateliers présentiels, nous avons dû, comme beaucoup, repenser nos méthodes de travail.

Après 6 mois d’expérience, nous en arrivons à la conclusion suivante : même à distance, mener des ateliers efficaces est possible ! Si pour nous, animateurs, cela implique des ajustements dans la préparation et l’animation, ça change aussi un peu la donne pour les participants ! 

Voici quelques enseignements pour être sûr de travailler efficacement ensemble à distance :

AVANT

1. Être disponible lors de la préparation

Mener des ateliers à distance implique beaucoup plus de travail de préparation pour l’animateur. En effet, un atelier en visio laisse moins de place à la spontanéité car pour pouvoir travailler ensemble, malgré les kilomètres qui séparent les participants, tous les supports devront être soigneusement préparés en amont. Il est donc indispensable de commencer par bien définir ensemble les objectifs de l’atelier, afin que l’animateur et les équipes soient alignés, car il sera difficile de pivoter en séance. 

Pour que les exercices soient efficaces, il sera surement demandé à l’équipe projet côté client de fournir en amont des entrants. Pour exemple, nous commençons en général par nous intéresser aux personae et à leur parcours. Toute matière à disposition sur ces sujets sera demandée, et sera potentiellement l’objet d’échanges, afin de pouvoir définir précisément le point de départ et le cadre des exercices, et donc gagner en efficacité. Collaborer à distance est consommateur d’énergie, donc autant nous assurer de la dépenser sur ce qu’on ne peut pas anticiper en amont !

Être disponible lors de la préparation, c’est aussi pouvoir convenir ensemble en bonne intelligence d’une liste restreinte de participants. S’il est toujours recommandé de ne pas excéder 8 participants lors d’un atelier collaboratif, ceci devient un impératif sur les ateliers à distance. Un groupe trop conséquent aura du mal à laisser s’exprimer tous les participants. Malgré les bénéfices de la technologie, la communication par webcams interposées reste moins fluide, et les personnes peu à l’aise avec la prise de parole devant un groupe auront tendance à s’effacer. Pour éviter que cet atelier ne soit “subi” par une partie des participants, le groupe doit rester suffisamment restreint pour que chacun puisse y trouver sa place !

A retenir

  • définir un objectif clair
  • fournir les entrants
  • définir une liste restreinte de participants

2. Tester les outils à l’avance

Pour permettre une animation fluide et participative malgré la distance, nous utilisons depuis 6 mois de nouveaux outils de facilitation :

  • Zoom : solution de visioconférences. Même si vous utilisez au quotidien d’autres solutions que Zoom pour vos visioconférences, nous vous invitons à nous rejoindre sur cet outil lors des ateliers. En effet, le logiciel propose une fonctionnalité clé : la possibilité de mener une conversation en plénière, ou de diviser l’équipe en sous-groupes, tout en permettant à l’animateur de basculer de l’un à l’autre. Tout ça est paramétré directement par l’animateur, les participants n’ont qu’à se laisser guider ! L’outil, intègre également la fonctionnalité classique du chat, qui permettra de remonter les questions et doléances au fil de l’atelier, sans en interrompre le flux.
  • Miro : paperboard digital, servant de support collaboratif aux échanges. Tout le monde a accès en même temps à ce “tableau blanc”, sur lequel chacun peut écrire, coller des post-its, dessiner, coller des photos, voter pour des idées… Chacun peut contribuer et voir en même temps comment contribuent les autres. Afin de guider les échanges pendant l’atelier, l’animateur aura préparé en amont des canvas de travail, sur lesquels les participants pourront venir interagir.

Pour être utilisés, ces outils nécessitent des comptes gratuits. Chaque participant devra prendre le temps de se créer un compte en amont, afin de ne pas perdre de temps le jour J. 

Miro, bien que facile d’utilisation, peut demander un peu de temps de prise en main, pour comprendre quelles sont les fonctionnalités à disposition et comment les utiliser. La participation active de chaque participant étant attendue pendant l’atelier, il est recommandé que chacune prennent 15min de son temps en amont pour se familiariser avec l’outil. 

A retenir

  • Se créer un compte en amont sur les logiciels utilisés lors de l’atelier
  • Se familiariser avec les outils qui le nécessitent

PENDANT

3. S’en tenir au périmètre prévu

Comme nous l’indiquions plus haut, la préparation nécessaire fait qu’il est moins aisé de “pivoter” sur le contenu de l’atelier pendant une session à distance. En effet, les supports interactifs seront plus difficiles à construire en direct sur un format à distance. Même s’il est parfois tentant d’ouvrir sur de nouveaux sujets en séance, il faudra privilégier un autre atelier pour développer ces idées. 

A noter, en corollaire, le respect du timing à distance est primordial. Un atelier en visio est plus fatiguant à suivre qu’un atelier en présentiel. Au-delà de 3h, pauses comprises, il est très difficile pour un groupe à distance de rester concentré et productif. Veiller à rester focalisé sur les enjeux du jour et limiter les discussions digressant vers d’autres problématiques est donc crucial si l’on veut atteindre les objectifs de l’atelier. Un atelier qui fonctionne, c’est aussi grâce à un groupe discipliné !

A retenir :

  • éviter les digressions
  • veiller au respect du timing prévu

4. Chacun devant son ordinateur, et avec du matériel qui fonctionne !

Pour que les ateliers à distance fonctionnent, il est souhaitable que tous les participants fassent en sorte de fluidifier l’échange. Pour ça il est nécessaire que tout le monde travaille face à son ordinateur individuel, caméra allumée en permanence, et micro branché uniquement lorsqu’il prend la parole. Et ce, même si un petit nombre de participants sont en fait présents ensemble dans les locaux de l’entreprise. En effet, si ceux présents ensemble n’utilisent qu’un ordinateur pour participer à la visio, le reste de l’équipe aura plus de mal à suivre leurs échanges et décrypter leur communication non verbale. Ils seront tentés d’échanger entre eux en parallèle de l’atelier, ce qui risque de générer de la confusion et d’être peu inclusif pour le reste de l’équipe.

A retenir :

  • un ordinateur par personne
  • caméra activée
  • micro branché uniquement lors des prises de parole

5. Prévoir des animateurs “relais”

Afin de permettre à tous les participants d’être impliqués de manière active dans l’atelier, il est recommandé d’alterner les formats en “plénière” et les moments de travail en petits groupes où chacun doit produire du contenu. Afin d’assurer le bon déroulé des exercices en petits groupes, l’animateur principal aura souvent recours à des animateurs “relais”, qui pourront être soit côté agence, soit côté client. Les “relais” côté client auront eu connaissance des consignes en amont, auront pu poser leurs questions à l’animateur, et seront ainsi en mesure d’expliciter davantage la consigne si nécessaire, une fois la division en sous groupe réalisée. En effet, à la différence d’un format présentiel, où l’animateur peut superviser plusieurs groupes à la fois, et passer facilement de l’un à l’autre, l’animation à distance ne permet pas d’identifier a priori un groupe en difficulté. C’est le groupe lui-même qui devra faire la démarche de solliciter l’animateur. Pour limiter ce cas de figure, les animateurs “relais” ont donc un rôle clé. 

A retenir :

  • identifier des animateurs “relais” et les briefer sur les consignes des exercices en amont

APRÈS

6. Une restitution simplifiée !

Un des avantages de l’animation à distance réside dans le gain de temps de restitution ! Dès la fin de l’atelier, les équipes peuvent retourner sur les tableaux Miro et consulter ce qui a été fait. Le travail de restitution des échanges est simplifié car la base est déjà digitalisée. Plus besoin de s’arracher les cheveux pour décrypter a posteriori certains post-its ! Des captures d’écrans peuvent directement être réalisées, et rendent le support immédiatement partageable

Lors de l’atelier suivant, le travail réalisé lors du précédent pourra directement être intégré dans le nouvel espace de travail Miro, et restera donc accessible à tous.

7. Le mot de la fin

Nous venons de le voir, participer à des ateliers à distance demande quelques ajustements de la part des équipes. Mais une fois ces prérequis bien intégrés, le format reste efficace, et le fond quasiment inchangé. Les ateliers demeurent le meilleur moyen de lancer le projet sur de bons rails, en permettant à l’équipe projet de s’aligner et de creuser des idées ensemble. 

À se demander même si on ne pourrait pas adopter l’atelier à distance sur le long terme, par exemple lorsque les équipes projets travaillent sur différents sites. L’atelier à distance sera alors synonyme d’optimisation du temps, en levant les contraintes de déplacements !