Vous avez peut-être déjà travaillé avec un.e architecte pour construire votre maison ou refaire votre appartement ? Votre crainte légitime était alors de vous assurer que l’architecte réalise la maison que vous souhaitiez et non celle rêvée par l’architecte.
La situation est la même lors d’un projet de refonte de site. Il arrive que nos futurs clients aient la crainte – encore une fois, légitime – qu’une fois l’appel d’offre passé, le projet ne réponde plus exactement à leur besoin.
Aujourd’hui, après vous avoir parlé des étapes clefs et de cahier des charges, nous vous présentons notre méthodologie et nos instances de suivi d’un projet de refonte avec nos clients.
1. Des CoPil réguliers pour suivre l’avancement des projets
Le CoPil, ou comité de pilotage, permet de faire des résumés globaux de l’avancement des projets, surtout auprès des instances décisionnelles. Il réunit le porteur de projet et les responsables décisionnaires chez le client ainsi que les intervenant·e·s dédié·e·s au projet de l’agence.
« Les instances comme les CoPil sont là pour avoir une bonne gestion du délais. Le plus difficile pour les outils collaboratifs, c’est de faire adhérer l’équipe projet à son utilisation pour que le projet puisse être efficace” – Céline Nédoncelle, DGA chez Intuiti
Pour Intuiti, il est important de se rencontrer régulièrement, en présentiel autant que faire se peut. Un CoPil une fois tous les 2 mois est souvent une bonne moyenne. L’objectif principal étant d’acter les points bloquants qui seront abordés dans les points hebdomadaires. C’est aussi le moment de parler budget, de mettre à jour les échéances majeures du projet et d’échanger sur l’avancement global du projet
2. Fluidifier les échanges grâce aux points hebdo
Le point hebdo (ou bi-mensuel) est, pour nous, le moyen de fluidifier les échanges entre le client et l’agence. Ce rendez-vous téléphonique (ou visio) rassemble le porteur ou la porteuse de projet côté client·e et les responsables du projet côté agence. Ce point de 15 minutes à une heure toutes les semaines offre un suivi précis du projet. C’est donc le moment de lister les points bloquants (validés en CoPil) et les prochaines échéances. L’objectif est d’éviter que le projet ne stagne et de garder un flux tendu de production. Ainsi, l’agence peut faire remonter des questions, faire valider ce qui est déjà produit.
3. Se mettre d'accord sur les outils collaboratifs pour une gestion efficiente
En début de projet il est important de se mettre d’accord sur les outils à utiliser pour les échanges client/agence. Pour gérer les échanges quotidiens autour de différents aspects du projet, nous avons choisi de limiter les supports.
Pour des échanges de suivis, nous optons souvent pour l’usage de Slack aux traditionnels mails et coups de téléphones. La priorité étant bien sûr de hiérarchiser en fonction de l’urgence ou de l’importance que revêtent ces échanges. Trello nous permet de centraliser tout ce qui concerne le projet. La suite de Google Drive nous est bien utile pour les allers et retours concernant la production de contenu par exemple. Pour la phase de prototypage et de maquettage, nous avons opté pour Figma qui a l’énorme avantage d’être collaboratif et permet d’échanger facilement sur les wireframes et les maquettes, avec l’option commentaire. Jira est l’outil dédié aux phases spécifiques techniques et recettage que nous utilisons habituellement. Il nous aide à avoir une vision sur toutes les tâches déjà traitées, celles en attente ou celles nécessitant une validation. Enfin, que serions-nous sans Zoom et Google Meet ? Ils étaient nos alliés du confinement mais sont aussi ceux des points hebdo !
4. Planifier le projet avec un rétro planning afin de contrôler le timing
Au tout début du projet, nous établissons un rétroplanning qui mettra en place les différentes étapes clefs. Il définit les besoins en fonction du cahier des charges mais également des études consommateur faites. C’est également l’occasion de placer les différents point hebdomadaires, mensuels et CoPil, en fonction des disponibilités de chacun·e. L’enjeu ici va être de permettre une fluidité dans les échanges sans pour autant ajouter des points et des réunions plus que de raison.
Pour conclure, nous rappelons que ces instances et outils sont mis en place de manière générale chez Intuiti, ce qui ne veut absolument pas dire qu’elles sont adaptables à n’importe quel projet.
Pour aller plus loin, découvrez le replay de notre webinar sur le cadrage d’une refonte !
Nous y présentons nos bonnes pratiques et retours d’expérience pour réussir à cadrer votre projet de refonte de site. Cliquez ici ou sur l’image ci-dessus pour accéder au replay ou recevoir les slides de présentation 😉
