“Ne faites pas un site pour vos besoins actuels, mais pour ceux de dans 5 ans.” – Enrique Porhiel, Responsable Digital et Système d’Information chez Self Tissus (et client satisfait d’Intuiti).
On le sait : lancer un projet de refonte de site en interne et obtenir le bon budget, est loin d’être chose facile… ou même chose rapide ! Et si l’anticipation est souvent la clé, l’enveloppe budgétaire, quant à elle, est la serrure. Mais encore faut-il que celle-ci corresponde aux besoins. Alors comment faire pour convaincre son N+1 (ou +2, ou +3) de débloquer les fonds suffisants ? Suivez le guide, on vous explique tout.
Il existe deux cas :
- Soit vous n’avez pas de budget et il va falloir le définir puis le défendre à votre direction au Codir/Comex,
- soit vous avez déjà une enveloppe définie et vous souhaitez demander une rallonge. Auquel cas vous devez convaincre votre N+1 de la nécessité de celle-ci.
Quelle que soit votre situation, on a voulu vous donner nos conseils pour réussir à défendre un budget afin d’avoir les bonnes performances et éviter d’avoir un site sous-performant au bout d’un an… On vous partage toutes les idées glanées auprès de l’équipe et de certains clients (merci à eux !).
Avant de commencer : instaurer une culture d’investissement axée digital et expérience client
Avant de commencer : instaurer une culture d’investissement axée digital et expérience client
Avant toute chose, votre N+1 doit être convaincu·e de l’importance d’investir sur le digital et dans votre site web. Si la pandémie n’a pas réussi à lui en faire prendre conscience, alors, cela sera votre rôle car, sans culture digitale, vos chances d’obtenir un budget en accord avec vos ambitions s’amoindrissent. Et celles que le projet se déroule dans les meilleures conditions également.
Instaurer une telle culture digitale ne se fait pas du jour au lendemain et, nous vous conseillons de vous y prendre bien avant d’entamer quoi que ce soit. Voici quelques conseils pour vous y aider :
Créez et diffusez une newsletter interne
Une newsletter interne permettra d’éduquer et de sensibiliser sur l’importance du digital et de l’expérience client. Elle peut contenir des actualités sur l’entreprise de manière générale, mais également des actualités dans le domaine du web. Surtout, elle doit fournir des résultats et des chiffres précis. Il peut être également intéressant de partager des webinars, des études (si possible déjà résumées). Bien sûr, toutes ces informations peuvent se retrouver sur un réseau social d’entreprise, mais nous avons constaté de meilleurs résultats avec le format newsletter.
Vous n’avez pas les ressources humaines et/ou financières ou même les outils pour envoyer une newsletter ? Dans ce cas, vous pouvez tout de même réaliser une “mini newsletter” condensée que vous enverrez par mail.
Vous n’avez pas le temps d’envoyer un mail ? Transmettez à votre N+1 notre présentation “21 bonnes pratiques pour une refonte de site” ou abonnez-le à des newsletters qui devraient lui plaire : Decriiipt bien sûr, mais aussi Story Jungle ou les newsletters du Hub Institute par exemple. Vous pouvez aussi utiliser le robot Flint ou l’outil de veille Feedly si ce n’est pas déjà le cas.
Réalisez des contenus : webinars, articles, podcasts…
Webinars, articles, podcasts… Voici quelques idées de contenus que vous pouvez réaliser sur des sujets aussi variés qu’une refonte de site et son budget à allouer.
Ces contenus vous permettront de débloquer de nouvelles compétences en interne, d’être plus visibles à l’externe mais aussi d’engager vos collaborateur·ice·s de votre entreprise. De quoi éviter l’effet “herbe plus verte dans le pré d’à côté”. Chez Manutan par exemple, avant de sortir des budgets significatifs pour le digital, les équipes ont commencé par rédiger des articles, puis des livres blancs, avant de lancer des webinars… Une histoire que nous racontait Julie Dang Tran, CEO de Manutan, dans l’épisode 24 de Flashback.
Montrez l’impact du digital sur votre business model
C’est sûrement le point le plus à même de faire pencher la balance en votre faveur : celui des impacts (positifs) sur votre business model et le ROI d’une refonte de site. Christian Collot, Directeur Général chez Intuiti explique :
« Il y a quelques années, la refonte de site était encore uniquement abordée par un aspect technique. Aujourd’hui, ce n’est presque plus jamais le cas puisque l’aspect technique est souvent bien maîtrisé. En revanche, nous intervenons plus régulièrement sur des missions stratégiques en amont de la refonte de site. Il s’agit alors de répondre à des questions telles que : comment ce site vient s’intégrer dans des parcours omnicanaux ? Dans sa relation avec des magasins ou des agences locales ? Quel revenu est à anticiper ? »
Si vous travaillez déjà avec une agence ou des consultant·e·s, ils peuvent vous fournir des informations précises et adaptées à votre business model. Voire des anticipations d’impact.
Félicitations, vos boss sont maintenant sensibilisés au digital et, dans l’idée sont ouverts à une refonte de site web. Il ne vous reste “plus qu’à” lancer le chantier et, avant ça, à négocier la bonne enveloppe. Voici nos conseils.
Bien définir son budget
Pour sortir le bon budget, encore faut-il le connaître ! En fonction des fonctionnalités, des besoins, du travail à réaliser, le budget d’une refonte de site peut être amené à évoluer. C’est pourquoi vous devez absolument réaliser le vôtre, en fonction de vos attentes. Pour bien le définir, il existe différentes étapes à suivre.
Commencez par le commencement : auditez l’existant.
Qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ? Quelles sont les parties qui ne répondent pas à vos besoins ? Et à celle de vos usager·e·s ? Quelles pages doivent être créées et lesquelles doivent être supprimées ?… Faites le point sur l’existant pour mieux définir vos besoins réels.
Sachez où vous allez : définissez clairement vos besoins pour bien les budgeter.
Pour Caroline Baudry, responsable du pôle expérience client chez CETIH : “en amont d’un projet de refonte, définissez un MVP (minimum viable product) en vous appuyant au maximum sur des chiffres (par exemple abandonner d’anciennes fonctionnalités ultra-customisées mais peu utilisées) de façon à proposer un projet abordable, rapide, répondant à l’essentiel des besoins. C’est la meilleure façon de défendre ensuite des petites évolutions constantes, toujours liées à un contexte business précis et répondant à des objectifs mesurables survenant à un instant T.”
Pour cela, vous aurez besoin de réaliser un backlog. Pas de panique, on vous explique tout de suite en quoi consiste ce document 😉
Un backlog, c’est comme un cahier des charges, mais en moins poussé. Sur ce document, vous allez retrouver l’ensemble des templates et des fonctionnalités à utiliser pour votre futur site. Chaque template est justifié en précisant les moyens humains et techniques nécessaires et le timing à consacrer. Vous l’aurez compris, c’est un document important (voire indispensable) pour justifier vos choix auprès de votre N+1 (mais nous y reviendrons).
Si vous travaillez avec une agence, vous pouvez aussi les solliciter pour avoir le chiffrage le plus juste possible. Tout ce qui englobe la refonte de site, c’est leur métier alors comptez sur eux pour vous donner une estimation plus claire et précise, voir même réaliser le fameux backlog pour vous !
Ne pas avoir peur de défendre son budget
Peu de chances de couper à la défense du budget souhaité devant le comité de direction, autant donc s’y préparer et plutôt deux fois qu’une !
Venez préparés, chiffres en mains
“Il est important d’aller défendre son budget d’investissement et de fonctionnement futur avec un document retraçant les enjeux initiaux et les indicateurs de performance qui seront suivis pendant la refonte mais surtout après, en phase de lancement et de croisière.” Enrique Porhiel.
Comme l’explique très bien Enrique, le jour J vous ne pouvez pas vous passer d’un document contenant :
- les feedback remontés suite à l’étude des comportements des utilisateur·ice·s.
- les objectifs à atteindre.
- un retroplanning.
- un backlog (vous retrouverez les explications quelques lignes plus haut).
- les indicateurs de performance à surveiller pendant la refonte, lors du lancement du nouveau site et une fois que celui-ci est en ligne.
Ce document vous aidera, pour chaque élément du budget, à expliquer son intérêt et son coût. Par exemple, l’une des lignes qui disparaît le plus souvent dans un projet de refonte est celle de l’étude des comportements des utilisateur·ice·s. Or, en la supprimant, c’est tout votre château de cartes qui risque de s’effondrer. En effet, être attentif aux avis et aux comportements des utilisateur·ice·s permet de concevoir un site qui répondra le plus possible aux attentes des internautes. C’est un élément comme celui-ci qui peut faire passer un projet de l’échec à la réussite !
Échangez avec les décideurs avant le jour J
Si la validation doit se faire lors d’une réunion de groupe, lors d’un CODIR ou un COMEX, toutes les personnes expérimentées vous diront qu’il faut aller voir les membres importants de ce comité auparavant pour vous assurer qu’ils vous suivront lors du jour J.
Faites appel à une aide extérieure
Dans le cas où vous avez fait appel à une agence, elle doit vous aider dans la défense de ce budget le jour J. Attention, il ne faut pas non plus vouloir défendre un budget à 200K€ alors que vous savez que votre N+1 ne vous accordera jamais plus de 30K€ (nous sommes très gentil·le·s en agence, mais il faut aussi que nous puissions planifier et mesurer nos propres investissements 😉).
« Il est aujourd’hui très habituel pour nous de partir sur un budget de départ avec notre contact, puis par exemple d’aller défendre ce budget auprès de la direction générale lors d’une réunion de 2h. On prend le train, la voiture, parfois les baskets… et on vient vous épauler. », Brieuc Charier, DGA / Directeur conseil chez Intuiti.
Faites des compromis
Malheureusement, on ne peut pas gagner à tous les coups. Concrètement, cela signifie que vous devez être prêt·e·s à faire des concessions. Pour cela, identifiez les éléments les plus importants, ceux auxquels vous ne pouvez pas renoncer. Puis ceux qui ont une importance intermédiaire. Et, enfin, ceux dont vous pouvez vous passer. De cette manière, vous serez fin prêt·e à négocier le moment venu.
Et si j’ai déjà un budget, mais que j’ai besoin d’une rallonge ?
Ah, la question épineuse de l’augmentation du budget. Votre N+1 vous a déjà accordé un budget, mais pour une raison x ou y, vous l’avez dépassé. Ici, la situation sera forcément différente, néanmoins, il n’est pas impossible d’obtenir une rallonge !
Bien cadrer son projet en amont
C’est peut-être un peu trop tard cette fois-ci, mais cela pourra toujours servir pour une prochaine fois. Afin de bien cadrer votre budget, n’hésitez pas à mettre en place les documents mentionnés ci-dessus, notamment le backlog. Il vous permettra de mieux encadrer vos besoins. Néanmoins, même avec un budget béton et argumenté, il arrive qu’un projet prenne du retard. C’est pourquoi vous pouvez, dans votre budget, inclure une enveloppe “confort”, destinée aux imprévus. Et si vous aviez besoin d’une preuve de son utilité, on laisse Julien Gauducheau, Directeur de la communication de Gautier France, finir de vous convaincre : “Par rapport à nos refontes précédentes, j’ai tout de suite vendu en interne une enveloppe plutôt haute. Cette enveloppe “confort” était la bonne approche pour au moins deux raisons. Elle nous a permis de sous-traiter aux agences une bonne partie du projet, ce qui s’est révélé extrêmement utile puisqu’avec la COVID, le contexte lors de la refonte n’était plus le même qu’au moment de l’appel d’offre. Elle nous a également évité de devoir chercher des économies à tout bout de champ et donc de jouer sur la qualité.”
Bien (re)cadrer son projet
Stop, mettez sur pause et rembobinez. Posez-vous ces trois questions :
- Où en suis-je ?
- Où est-ce que je dois aller ?
- Comment ?
La première vous permettra de prendre du recul sur ce qui a déjà été réalisé et pourra vous servir de preuve de bonne foi devant votre N+1.
La seconde, elle, vous donnera un cap et une raison à donner à votre N+1 à la question “et pourquoi je devrais vous accorder une rallonge ?”.
Enfin, la dernière vous permet de maper les ressources humaines comme matérielles dont vous aurez besoin pour atteindre votre but. Et, au-delà de les maper, de les budgeter. De quoi avoir des fondations solides pour justifier cette rallonge en somme et, surtout, de tomber juste cette fois-ci !
Le défendre (de nouveau)
Maintenant que vous avez tous les arguments en main, il ne vous reste plus qu’à aller défendre votre nouvelle enveloppe. Et pour cela, comme pour la première fois, nous vous conseillons de venir muni d’un nouveau backlog à jour, mais aussi des effets escomptés de chacune des fonctionnalités sur le business.
Félicitations, vous avez maintenant toutes les cartes en main pour bien (re)négocier le budget de votre refonte de site ! On vous donne quand même cette courte liste de ressources supplémentaires qui, on l’espère, vous aidera :
- Le replay “Cadrage d’une refonte de site : comment réussir cette phase clé ?” par Damien Munier, Responsable du pôle Research & Experience Design chez Intuiti.
- L’article 3 raisons pour allouer un budget à l’étude utilisateurs avant de refondre votre site.
- L’article 8 conseils pour bien coordonner vos équipes lors d’une refonte de site.
- L’article comment rédiger un brief ou un cahier des charges.
Et bien d’autres encore à retrouver dans notre dossier “Mener un projet de refonte de site” ! Du design à la technologie derrière en passant par les textes qui y seront présents et la communication autour, chez Intuiti, nous vous accompagnons sur toutes les étapes de refonte de site et bien plus encore. Contactez-nous !
Un grand merci à Pauline Mariette, cheffe de projet digital pour ses conseils précieux et à Aurélie Gameiro, rédactrice en cheffe de la newsletter Decriiipt pour sa plume !
